HERO 2025 / P-020
6 mei 2025

Een zorgorganisatie heeft ingevolge de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst een dossierplicht, waaronder de bewaarplicht van twintig jaar en het verstrekken van medische dossiers aan (oud-)patiënten. Daarnaast is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing op grond waarvan deze dossiers kosteloos moeten worden verstrekt. In geval van een faillissement van een zorgorganisatie geldt dat een curator geconfronteerd wordt met deze problematiek. Indien de zorgactiviteiten niet integraal worden overgenomen worden in de regel de patiënten ondergebracht bij diverse (andere) zorgaanbieders. Alsdan blijft de curator achter met de betreffende dossiers alsmede de voornoemde verplichtingen.

1. Inleiding

Een zorgorganisatie heeft ingevolge de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) een dossierplicht, waaronder de bewaarplicht van (ten minste) twintig jaar en het verstrekken van medische dossiers aan (oud-)patiënten. Daarnaast is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing op grond waarvan deze dossiers kosteloos moeten worden verstrekt.

De laatste jaren zien we steeds vaker dat zorgorganisaties failliet worden verklaard. In dat geval geldt dat een curator geconfronteerd wordt met de volgende problematiek. Indien de zorgactiviteiten niet integraal worden overgenomen, worden in de regel de patiënten ondergebracht bij diverse (andere) zorgaanbieders. Alsdan blijft de curator achter met de betreffende dossiers en de voornoemde wettelijke verplichtingen.

Naast het continueren van zorg zal de curator dan ook dienen te bewaken dat de dossiers veiliggesteld worden en toegankelijk blijven. Patiënten blijven immers te allen tijde recht hebben op bescherming van hun privacy en zeggenschap over de gegevens in hun medisch dossiers.[1] De medische dossiers moeten gedurende twintig jaar worden bewaard en conform de AVG worden verwerkt.[2] Deze plicht rust aldus in principe twintig jaar op de betrokken curator.[3] Dit leidt tot een aantal problemen die hieronder worden geschetst.

2. Faillissement zorgorganisatie

2.1 Gezondheidsrechtelijk
In de WGBO zijn geen regels opgenomen voor de situatie dat de hulpverlener failliet gaat. In de memorie van toelichting bij de wijziging van de WGBO is aangegeven dat indien de hulpverlener ophoudt te functioneren nog vóór het eindigen van de bewaartermijn van twintig jaar, dat de bewaarplicht van de medische dossiers daarmee nog niet eindigt. Volgens de wetgever is de wettelijke bewaarplicht naar haar aard en strekking, niet gekoppeld aan het behoud van de status van de hulpverlener.[4] Op grond van de WGBO blijft de bewaarplicht rusten op de hulpverlener, ook al is zij failliet.

Indien de failliet een natuurlijk persoon is, is dit problematisch omdat de failliet beschikkingsonbevoegd is en derhalve niet kan beschikken over de bestanddelen van de boedel, waartoe de medische dossiers behoren. Ook in het geval de failliet een rechtspersoon is, kan dit problemen opleveren. Na de afwikkeling van het faillissement van de rechtspersoon, houdt die rechtspersoon immers op te bestaan. In dat geval dreigen de medische dossiers tussen wal en schip te raken.

Het Hof Arnhem-Leeuwarden heeft in zijn arrest van 26 maart 2019 geoordeeld dat in een zorgfaillissement de bewaarplicht van de medische dossiers, op grond van de belangen van maatschappelijke aard, tot de taak van de curator behoort.[5] Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat in de hiervoor genoemde uitspraak het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden vaststelt dat een curator geen recht op inzage in medische dossiers heeft.[6]

2.2 Privacyrechtelijk
In een brief van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy- en gegevensbeschermingsrecht, aan Insolad laat de AP weten dat de curator in een faillissement moet worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke.[7] Volgen s de AP heeft de curator immers op grond van de Faillissementswet (Fw) de feitelijke macht en zeggenschap over de boedel en derhalve ook over de persoonsgegevens. Het is daardoor de curator die het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt. Hierdoor gaat volgens de AP de positie van de curator in faillissement gepaard met een verantwoordelijkheid ten aanzien van de persoonsgegevens in de boedel van de gefailleerde.[8]

3. Problemen
In een faillissement van een zorgorganisatie waarin geen doorstart plaatsvindt, blijft de curator op grond van de WGBO belast met de bewaarplicht en de verplichting om desgevraagd inzage en afschriften van de medische dossiers te verstrekken. Tevens blijft de curator op grond van de AVG-verwerkingsverantwoordelijke. Zowel de wet, als de praktijk lijken hiervoor echter niet te zijn ingericht. Hierdoor loopt de curator bij de uitoefening van zijn taak, door deze op hem rustende verplichtingen die gepaard gaan met de medische dossiers, tegen een aantal problemen aan. De volgende problemen worden achtereenvolgens besproken:

• ontbreken van vereiste verwerkingsgrondslag;
• verbod op verwerking medische gegevens;
• duur van de bewaartermijn;
• kwalificatie kosten voor
  bewaring en verstrekking van
  medische dossiers;
• lege boedel.

3.1 Ontbreken van vereiste verwerkingsgrondslag
Voor elke verwerking van persoonsgegevens is een in art. 6 AVG geformuleerde grondslag vereist. Voorafgaand aan de verwerking moet duidelijk zijn op welke juridische grondslag de verwerking wordt gebaseerd.[9] Uit de Fw, AVG en WGBO volgen geen duidelijke juridische grondslagen voor de curator om de medische persoonsgegevens te verwerken. Toch moet de curator op grond van de WGBO desgevraagd inzage en afschrift verstrekken van de medische gegevens aan de patiënten. Dit is een verwerking in de zin van de AVG.

Een oplossing hiervoor kan gevonden worden in het consultatievoorstel van het conceptwetsvoorstel Verzamelwet Gegevensbescherming. Deze stelt dat de verwerking van persoonsgegevens door de curator geschiedt in het kader van de vervulling van een taak van algemeen belang ex artikel 6 lid 1 sube AVG.[10]

Het wetsvoorstel van de Verzamelwet gegevensbescherming beoogt verder met artikelen 30a en 30b de onduidelijkheden weg te nemen over de vraag of het overdragen van medische dossiers door een hulpverlener of iemand anders (zoals een curator) aan een andere (rechts)persoon met het oog op de bewaarplicht en het bijbehorende beheer voldoet aan de eisen die de AVG en het medisch beroepsgeheim daaraan stelt. In deze artikelen wordt geregeld dat het verbod om gezondheidsgegevens te verwerken niet van toepassing is als het gaat om het overdragen van medische dossiers met het oog op de bewaarplicht en het bijbehorende beheer aan een andere hulpverlener of hulpverlenende instantie die deze taak op zich neemt.

Ook zijn doorbrekingsgronden voor het medisch beroepsgeheim opgenomen. Deze doorbrekingsgronden maken het mogelijk dat hulpverleners en anderen dan hulpverleners (zoals een curator) zonder toestemming van de patiënt medische dossiers kunnen overdragen aan een andere hulpverlener of hulpverlenende instantie. Dit met het oog op de bewaarplicht en het bijbehorende beheer van medische dossiers. Zodoende kan bijvoorbeeld de overnemende hulpverlenende instantie bij een doorstart in faillissement de partij zijn bij wie een individuele patiënt terechtkomt nadat een hulpverlenende instelling failliet gaat. Ook gesloten dossiers komen in beginsel terecht bij de opvolgende hulpverlener of hulpverlenende instantie. Het ligt immers voor de hand dat in geval van doorstart bij faillissement de overnemende (rechts)persoon niet alleen de patiënten (en lopende dossiers) overneemt, maar ook de gesloten dossiers. Bij ontstentenis van een opvolgende hulpverlener of hulpverlenende instantie is het van belang dat een andere hulpverlener of hulpverlenende instantie wordt gevonden om deze afgesloten medische dossiers te bewaren en beheren (zie ook hierna). Dat laat overigens onverlet dat de curator zelf geen recht op inzage van deze dossiers heeft.

3.2 Verbod op verwerking medische gegevens
Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, mogen in beginsel niet worden verwerkt. In artikel 9 lid 2 AVG zijn hierop een aantal uitzonderingen geformuleerd. Zo is verwerking van de medische dossiers onder andere toegestaan, indien de betrokkenen hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven.[11]

Als de curator medische gegevens wil verwerken, heeft de curator niet alleen een verwerkingsgrondslag ex artikel 6 AVG nodig, maar moet ook zijn voldaan aan een van de uitzonderingsgronden zoals geformuleerd in artikel 9 lid 2 AVG. Voor de curator betekent dit doorgaans dat hij voor de verwerking van de medische gegevens uitdrukkelijke toestemming nodig heeft van de betrokken partijen. Als de curator op verzoek van een patiënt inzage in of afschrift van zijn medische dossier moet verstrekken, levert dit in beginsel geen probleem op. Als de curator echter de medische dossiers aan een derde partij, zoals een externe bewaarder, wilt overdragen, kan dit wel problemen opleveren. De curator zou dan aan elke patiënt toestemming moeten vragen. Dit kost veel tijd, terwijl in een (zorg)faillissement snelheid juist is geboden. Daarnaast kan een patiënt zijn toestemming weigeren of op een later moment intrekken. In dat geval mag de curator de medische gegevens niet verwerken. Tot slot, het is simpelweg niet realistisch om te veronderstellen dat de curator alle betrokken (oud) patiënten zou kunnen benaderen om instemming te vragen voor de overdracht. Zo kan een patiënt bijvoorbeeld niet meer te traceren zijn.

De invoering van het wetsvoorstel van de Verzamelwet gegevensbescherming zal dit ‘probleem’ voor de curator ondervangen zoals hiervoor is aangegeven. Feit is evenwel dat het voorstel nog geen wet is en evenmin vooruitzicht is dat dit op korte termijn wel het geval zal zijn.

3.3 Duur van de bewaartermijn
In de gevallen dat de curator geen partij kan vinden die de medische dossiers en bijbehorende verplichtingen wil overnemen, blijft de curator verwerkingsverantwoordelijke van de medische dossiers en blijven ook de verplichtingen uit de WGBO op hem rusten. De curator is dan, op grond van de WGBO, verplicht om de medische dossiers voor een duur van twintig jaar te bewaren. Bij minderjarigen start de bewaartermijn zelfs vanaf 18 jaar. Alle patiëntgegevens die hiervoor zijn verzameld, moeten tot het 34e levensjaar worden bewaard.[12] Dit brengt een aantal problemen met zich.

Allereerst betekent dit dat de curator voor twintig jaar lang werkzaamheden moet uitoefenen in het faillissement. De curator is immers op grond van de WGBO verplicht desgevraagd inzage en afschriften te verstrekken van de medische dossiers. Doordat de curator werkzaamheden moet blijven verrichten gedurende de periode van twintig jaar, lopen ook de kosten van de curator op. Deze kosten moeten worden voldaan uit het boedelactief. Omdat de curator op aanvraag inzage moet verstrekken, is niet duidelijk hoeveel werkzaamheden de curator gedurende de bewaartermijn moet verrichten. Hierdoor is ook niet duidelijk hoe hoog de kosten van de curator zijn en hoeveel boedelactief er overblijft voor de schuldeisers in het faillissement. Dit heeft in ieder geval twee gevolgen. Ten eerste kunnen de geverifieerde vorderingen van de schuldeisers pas (volledig) worden uitbetaald op het moment dat de bewaartermijn is verstreken en de curator definitief kan overgaan tot afwikkeling. Pas dan is immers bekend hoeveel boedelactief na afwikkeling van de boedelvorderingen over is voor de schuldeisers.

Het niet afwikkelen van het faillissement tot het verstrijken van de bewaartermijn kan er ook toe leiden dat de boedelvorderingen niet voor die termijn voldaan worden. Immers de curator zal voldoende boedel onder zich moeten houden voor het kunnen voldoen van de financiële verplichtingen die voortvloeien uit het bewaren en verstrekken van de gegevens maar ook ter bekostiging van eventuele aanspraken en/of vorderingen op de curator q.q.[13] Voorgaande staat weer op gespannen voet met het oplopen van boedelvorderingen uit hoofde van rente. De Hoge Raad heeft in zijn arrest van 24 december 2021 immers geoordeeld dat indien verzuim bestaat ten aanzien van de voldoening van een boedelvordering, en de schuldeiser recht heeft op schadevergoeding in de vorm van wettelijke (handels)rente, dat de aard van de boedelvordering met zich meebrengt dat de met de boedelvordering verbonden verplichting tot betaling van rente moet worden aangemerkt als boedelschuld.[14] Hiermee lopen de boedelvorderingen op en resteert er dientengevolge minder voor de pre- faillissementsschuldeisers, zijnde de groep wiens belangen de curator in beginsel primair behartigt.

3.4 Kosten voor bewaring en verstrekking van medische dossiers
Voor het bewaren en correct verstrekken van inzage en afschriften van medische dossiers, moet de curator kosten maken. Zo kan een curator geconfronteerd worden met hard copy patiëntendossiers en zullen deze dossiers in bewaring moeten worden genomen met opslagkosten tot gevolg. Voorgaande geldt min of meer ook voor digitale dossiers, echter zijn deze opslagkosten in de regel te overzien.

Anders wordt het indien de curator een verzoek krijgt tot afgifte van een dossier aan een (oud-)patiënt. In dat geval zal de curator niet alleen het dossier moeten lichten (veelal met hulp van een derde) maar ook moeten
schonen met betrekking tot gegevens die niet verstrekt mogen worden aan betrokken (oud-)patiënt. Het schonen van deze dossiers dient in de regel te gebeuren door een ter zake deskundige, bijvoorbeeld een BIG- geregistreerde zorgverlener.

Ik meen dat de hiermee gepaard gaande kosten op grond van het
arrest Koot Beheer/Tideman q.q.aangemerkt zouden moeten worden als een boedelschuld nu de schuld het gevolg is van handelen van de curator in zijn hoedanigheid van curator.[15] De medische dossiers behoren immers tot de boedel. Als de curator kosten maakt voor het bewaren en verstrekken van de medische dossiers, worden er mijns inziens kosten gemaakt in het kader van het beheer van de boedel.

3.5 Lege boedel
Tot slot speelt nog de zogenoemde “legeboedelproblematiek”. Een lege boedel kan ertoe leiden dat er geen geld is om de medische dossiers op een correcte manier, conform de AVG, voor twintig jaar te bewaren en te verstrekken. Zo moeten, op grond van artikel 12 lid 5 AVG, de informatieverzoeken die betrekking hebben op de verstrekking van kopieën uit het medische dossier van een betrokkene, kosteloos worden verstrekt. Dit is, in het geval dat de boedel leeg is, niet mogelijk op grond waarvan de curator genoodzaakt is om de betreffende kosten door te belasten aan de verzoeker. Voorgaande stuit op verzet zijdens verzoeker waardoor in voorkomend geval klachten tegen de betreffende curator worden ingesteld.[16]

4. Huidige praktijk

In de huidige praktijk bestaat geen eenduidige werkwijze voor hoe curatoren om moeten gaan met de bewaarplicht van de medische dossiers. In slechts één uitzonderlijk geval heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) ingegrepen. Dat was in het faillissement van het Slotervaart Ziekenhuis. Per brief heeft de minister aan de Tweede Kamer het volgende laten weten: ‘Het zorgdragen voor het bewaren en toegankelijk houden van dossiers blijft natuurlijk eerste verantwoordelijkheid van de zorgverlener, maar in zeer specifieke gevallen van aantoonbare overmacht waarin bijvoorbeeld geen doorstart plaatsvindt, zal de Rijksoverheid zorgen voor een ‘last resort’-functie, zodat altijd voorkomen wordt dat medische dossiers tussen wal en schip raken. VWS zal daarom in dit specifieke geval de kosten van het bewaren en toegankelijk houden van de dossiers voor zijn rekening nemen’.[17] Naar aanleiding van deze brief heeft het UMCU Utrecht de bewaarplicht van de medische dossiers van het Slotervaart ziekenhuis op zich genomen. Het ministerie van VWS is terughoudend in het bieden van een ‘last resort functie’.

Zo hebben Doornhein en Bruggeman[18] in een door hun kantoor behandeld zorgfaillissement om hulp gevraagd aan het ministerie van VWS. Doornhein en Bruggeman gaven aan dat het onmogelijk was om na faillissement de zorg voor het bewaren van de dossiers te waarborgen. Het Ministerie van VWS bleek echter niet bereid om medewerking te verlenen aan een (financiële) oplossing. Volgens Doornhein en Bruggeman bestond bij de betrokken ambtenaar de vrees dat een dergelijke oplossing een precedent zou kunnen scheppen en ertoe zou kunnen leiden dat bestuurders van zorginstellingen de bewaarplicht van de medische dossiers maar op zijn beloop zouden laten.[19] Doornhein en Bruggeman moesten, op aanwijzing van het ministerie van VWS, de bewaarplicht bij de bestuurder neerleggen. Deze laatste opmerking doet de wenkbrauwen fronsen. Immers, het is maar de vraag of betrokken (oud-)bestuurders van een zorginstelling de capaciteit en de kwaliteit van het bewaren en in voorkomend geval verstekken van zorgdossiers aan (oud-)patiënten, kunnen waarborgen gedurende 20 jaar. De vraag is ook of deze aanwijzing van het ministerie van VWS in het algemeen wel gewenst is omdat het ook kan voorkomen dat de betrokken bestuurder onrechtmatig of zelfs strafrechtelijk handelen wordt verweten. In een enkel geval is het zelfs de vraag of de bestuurder überhaupt nog aanwezig is omdat de verblijfplaats van de bestuurder de curator niet bekend is.

De curator doet er zodoende op dit moment mijns inziens verstandig aan om de dossiers te bewaren en op verzoek (kosteloos) te verstrekken aan de (oud-)patiënt in afwachting van een (mogelijke) oplossing.

5. Mogelijke oplossing

In de praktijk blijkt er een grote behoefte te bestaan voor een algemene oplossing zowel voor het verwerken van dossiers door een curator, als het gedurende twintig jaar bewaren en het op verzoek kosteloos verstrekken van dossiers aan (oud- )patiënten. Op grond van artikel 10 lid 2 Grondwet is de wetgever verplicht om regels te stellen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens. Daarnaast is de wetgever op grond van artikel 10 lid 3 Grondwet verplicht om regels te stellen inzake de aanspraken van personen op kennisneming van over hen vastgelegde gegevens en van het gebruik dat daarvan wordt gemaakt, alsmede op verbetering van zodanige gegevens. Zodoende zou gesteld kunnen worden dat het de taak van de wetgever is om een passende oplossing te bedenken voor de hiervoor geschetste problematiek.

Het wetsvoorstel van de Verzamelwet gegevensbescherming zou het probleem van de vereiste verwerkingsgrondslag van de algemene en bijzondere persoonsgegevens voor de curator kunnen ondervangen. Dan blijft nog de problematiek van de kosten, lege boedel en bewaartermijn van twintig jaar over. Enkel de implementatie van voornoemd wetsvoorstel lijkt dus niet voldoende. Mogelijk kan het wetsvoorstel gecombineerd worden met een door het ministerie van VWS in het leven roepen van een stichting of fonds voor de gevallen waar er geen doorstart gemaakt kan worden. Deze stichting neemt alsdan het bewaren van de medische dossiers en bijbehorende verplichtingen op zich. Het betreft aldus één landelijk en centrale organisatie die het beheer van betreffende zorgdossiers krijgt en waar (oud-)patiënten zich bij één centraal punt melden voor hun dossier.

Resteert de financiering van de kosten voor een dergelijke landelijke organisatie. De beantwoording van deze vraag laat ik graag over aan de betrokken gemeenten, zorgverzekeraars en het ministerie van VWS.

[1] Ministerie van VWS, ‘Handreiking faillissementen in de zorg voor curatoren, informatie over ordening en bekostiging van de zorg relevant voor de afwikkeling van faillissementen’, p. 18-19.
[2] Ministerie van VWS, ‘Handreiking faillissementen in de zorg voor curatoren, informatie over ordening en bekostiging van de zorg relevant voor de afwikkeling van faillissementen’, p. 18.
[3] Ministerie van VWS, ‘Handreiking faillissementen in de zorg voor curatoren, informatie over ordening en bekostiging van de zorg relevant voor de afwikkeling van faillissementen’, p. 19.
[4] Kamerstukken II 2017/18, 34994, nr. 3 (Mvt), p. 7.
[5] Hof Arnhem-Leeuwarden 26 maart 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:2644, r.o. 4.14.
[6] Hof Arnhem-Leeuwarden 26 maart 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:2644, r.o. 4.12.
[7] Brief van de AP aan INSOLAD van 6 januari 2020, ‘De verwerking van persoonsgegevens in faillissement’, p. 3-4.
[8] Brief van de AP aan INSOLAD van 6 januari 2020, ‘De verwerking van persoonsgegevens in faillissement’, p. 3-4.
[9] M.D.
Reijneveld, Gegevensbescherming in faillissement, hoofdstuk III ‘een verwerkingsgrondslag voor de curator’, p. 49.
[10] Conceptwetsvoorstel Verzamelwet gegevensbescherming, Memorie van Toelichting, p. 36.
[11] Art. 9 lid 2 sub a AVG.
[12] In het vervolg van dit artikel wordt uitgegaan van een bewaartermijn van 20 jaar.
[13] Het komt voor dat (oud) patiënten stellen dat het dossier als verstrekt door de curator onvolledig is op grond waarvan in rechte nakoming wordt verzocht. De hiermee gepaarde (proces)kosten zijn in dat geval boedelkosten.
[14] Hoge Raad 24 december
2021, ECLI:NL:HR:2021:1994, r.o. 3.2.4.[15] Hoge Raad 19 april
2013, ECLI:NL:HR:2013:BY6108 (Koot Beheer/Tideman q.q.) r.o. 3.7.1.
[16] Zie https://www.ed.nl/eindhoven/ou d-clienten-van-failliete- psychologenpraktijk-epi-betalen-250- euro-voor-hun-eigen-medisch- dossier~ad2af0fd3/?cb=943a3f51- 8daa-49e5-95a2- 05209bbcbc1a&auth_rd=1.
[17] Kamerstukken II 2018/19, 29247, r. 269, p. 11.
[18] Advocaten bij De Vos & Partners Advocaten.
[19] E. Doornhein & L.J.M. Bruggeman, ‘Hoe ga je als curator om met (elektronische) patiëntendossiers in een faillissement?’, TvC 2023, nr. 4/5, p. 83-84.

Dit blog is origineel gepubliceerd en raadpleegbaar op de online-hero website. (Online-magazine van Herstructurering & Recovery Online). HERO 2025 / P-020, Floris Dix, e-ISSN 2667-3568, M.A.D.Lex, https://www.online-hero.nl/art/5218/zorg-om-zorgdossiers-bij-faillissementen